Und wieder ist ein Geschäftsjahr vorbei. Wie jedes Jahr hatte es gute und weniger gute Seiten. Jetzt sind wir in der glücklichen Lage, dass die guten Seiten deutlich überwiegen. Das macht uns glücklich und zufrieden. Manchmal zeigt sich jedoch, dass ein gewisser Grad an Zufriedenheit nicht überschritten werden sollte. Es wird dann alles schnell zur Gewohnheit und der Blick auf Dinge die durchaus verbessert werden könnten, vielleicht sogar sollten, ist nicht mehr so geschärft wie es notwendig wäre.

Und so kam es, dass ein Bereich der schon längst hätte verbessert werden müssen, immer hinten anstand. Die täglichen Herausforderungen, das Tagesgeschäft, hält uns weitestgehend auf Trab. Vermeintlich kleine und unbedeutendere Bereiche werden da gerne ausgeklammert. Man hat diese Dinge zwar immer im Hinterkopf – aber da bleiben sie dann meistens. Und so geschah es, dass wir eine Sache über Jahre vernachlässigten. Eine Sache die zu ändern gar keine große Sache war (im Nachhinein betrachtet), aber doch eine wesentliche Erleichterung und Effizienzsteigerung gleichermaßen für Betrieb und Mitarbeiter mit sich brachte.

Deshalb ist es nun an der Zeit eine Lanze zu brechen!

Eine Lanze brechen bedeutet immer eine klare, unmissverständliche Aussage zu treffen. Und ja ich weiß, dass das was jetzt kommt auch ein bisschen Werbung ist. Aber wenn man von etwas überzeugt ist, dann ist es nur legitim das auch nach außen zu tragen. Das mache ich bei meinem Auto so, bei unseren Werkzeugen, bei der Arbeitskleidung und natürlich auch bei den Materialien unseres neuen Labels Lamurista. Also warum sollte ich das nicht auch bei unserer Software, welche wir tagtäglich nutzen, so machen? Ich bin davon überzeugt, meine Frau ist davon überzeugt und der Nutzen steht für uns ohne Einschränkung außer Frage. Und deshalb erzähle ich hier die kleine Geschichte unserer betrieblichen Veränderung.

Veränderung durch mobile Zeiterfassung!

Von der ersten Idee der Umsetzung bis zur tatsächlichen Einführung verging etwas Zeit. Klar, ich wollte die Sache zuerst mit unserem Team besprechen. Denn eine Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung ist natürlich das Verständnis, die Erkenntnis und der Wille des gesamten Teams.

Vorneweg: Die erwarteten Diskussionen waren im wirklich unerheblichen Bereich. Der Support von Thomas Scheld und dem Team von C.A.T.S. Soft waren im Vorfeld schon so umfangreich, dass sämtliche Fragen und natürlich auch Ängste sich quasi in Luft auflösten.

Ein Thema welches unser Team beschäftigte war: „Sollen wir jetzt genau kontrolliert werden? Habt ihr kein Vertrauen?“

Klar diese Frage drängt sich natürlich auf. Und natürlich geht es auch um Kontrolle. Das ist auch völlig legitim. Der Betrieb bekommt vom Kunden Geld für Arbeitsleistung und der Mitarbeiter bekommt dann vom Betrieb Geld für seine Arbeitsleistung. Der Kunde kontrolliert die Leistung des Betriebs und der Betrieb kontrolliert die Leistung des Mitarbeiters. Logisch und legitim. So wie der Betrieb keine Leistung abrechnet welche er nicht erbracht hat, bekommt auch der Mitarbeiter nur Lohn für die Zeit die er Leistung erbringt.

Eine kleine Rechnung verdeutlicht am ehesten das Ausmaß mobiler Zeiterfassung:

Thema: Raucherpausen

Ein rauchender Mitarbeiter mit durchschnittlich fünf Zigaretten am Tag (ich weiß auch, dass das evtl. zu wenig ist) „verraucht“ damit Arbeitszeit. Pro Zigarette vergehen mit Arbeitsplatz verlassen, rauchen und Arbeit wieder aufnehmen ca. 10 Min. Macht am Tag 50 Minuten. Jetzt nehmen wir mal an, er bucht auf dem Smartphone nur die Hälfte. Also 25 Minuten am Tag. Das sind nach Adam Riese 125 Minuten in der Woche, 500 Minuten im Monat und bei 10,5 Monaten Arbeitszeit verpuffen so 5.250 Minuten oder 87,5 Stunden. Gut zwei Wochen Arbeitszeit pro Mitarbeiter, also ein halber Monatslohn. Bei einer Betriebsgröße von vier Mitarbeitern bezahlt die Firma also pro Jahr einen Mitarbeiter für 8 Wochen (2 Monate!!!) ohne dafür eine Gegenleistung zu erhalten. Wohl gemerkt: das ist ja eventuell nur die Hälfte. Wer kann und will sich das leisten?

Wir haben aktuell pro Mitarbeiter 2 – 3 Raucherpausen pro Tag gebucht – und Ihr?

Die genaue Erfassung der einzelnen Leistungen, der Fehlzeiten, Fahrzeiten und Regiezeiten ist für den Betrieb und für den Mitarbeiter gleichermaßen wichtig. Nur so kann langfristig der Geldfluss, vom Kunden bis zum Mitarbeiter, und die Wirtschaftlichkeit transparent und stabil gewährleistet sein.

Die Vorteile für alle Beteiligten sind nicht von der Hand zu weisen:

– Direkte, automatische Zuweisung der effektiven Stunden auf das jeweilige Projekt

– Permanenter Überblick über die geleisteten/verbrauchten Stunden pro Projekt

– Positionsgenaue, zeitliche Erfassung der einzelnen Tätigkeiten

– Fahrzeiten, Pausen und sonstige Fehlzeiten werden genau erfasst

– Regiestunden werden direkt ins Büro übermittelt (mit Bildern der entsprechenden Details)

– Monatliche/wöchentliche/tägliche Stundenauswertung je Mitarbeiter

– Kein Stundenzettelk(r)ampf für Mitarbeiter und Büro

– Die kompletten Kontaktdaten der Kunden inkl. Arbeitsanweisung für das Projekt hat der Mitarbeiter auf seinem Handy

Und das alles in Echtzeit inkl. GPS-Ortung bei Buchung. So sind auch Fehlbuchungen (evtl. der falsche Kunde?) jederzeit sofort erkennbar und somit einfach zu beheben.

Nachteile? Ließen sich eventuell mit Gewalt finden, damit haben wir uns allerdings nicht beschäftigt.

Eingeführt haben wir die mobile Zeiterfassung im 4. Quartal 2015. Wir können nun auf ein komplettes Jahr Erfahrung zurückblicken. Eine Tendenz war über das Jahr schon zu spüren, aber so ganz genau wissen wir es jetzt.

Eine Erfolgsgeschichte!

Die Auswertung der geleisteten Stunden im Betrieb, auf den einzelnen Mitarbeiter, ist die eine Sache. Die mögliche Genauigkeit in der Nachkalkulation der Projekte und die gewonnenen Erkenntnisse führten zu Neukalkulationen in diversen Bereichen und Tätigkeiten. Das „Subventionieren“ einzelner Tätigkeiten durch andere Positionen lässt sich so minimieren. Ein für uns großes Thema waren die Abdeckarbeiten und Arbeitszeiten. Abdeckarbeiten sind die wohl am meisten unterschätzte Position in jedem Angebot. Tausende unserer geliebten Euros wurden dadurch nicht realisiert. Allein dadurch finanziert sich der Aufwand für die Einführung der Zeiterfassung mehrfach. Unglaublich!

Aber auch unsere Kunden haben daraus einen Vorteil. Eine genauere Kenntnis über die notwendige Arbeitszeit je Tätigkeit ermöglicht eine deutlich bessere Kalkulation für die jeweiligen Projekte. Was in Teilbereichen natürlich auch zu einer Preisanpassung nach unten führen kann.

Alle Tätigkeiten nach tatsächlichem Aufwand kalkulieren zu können ermöglichen im Umkehrschluss eine bessere Zeitkalkulation der einzelnen Projekte und dadurch eine bessere Auslastung der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit.

Resümee:

15 % mehr Effektivität für den Betrieb. Was das bedeutet kann sich jeder selbst ausrechnen. Für uns ist die Zusammenarbeit mit CATS-Soft und deren WARICUM eine Erfolgsgeschichte. Seit 2007 nutzen wir das Programm nun schon. Das Zeiterfassungsmodul hätten wir gleich damals mitbuchen sollen – aber was solls, besser spät als nie! Den wirtschaftlichen Verlust der acht Jahre ohne Zeiterfassung will ich nicht errechnen, sonst dreht es mir noch den Magen um.

Robert Paulus

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